Última actualización: septiembre 6, 2021

Ciertamente para poder administrar tus finanzas, ya sea para tu casa o una empresa, es necesario que conozcas cómo elaborar un presupuesto. Para esto debes tener en cuenta tu objetivo y estar dispuesto a organizar tu agenda para dedicarle algo de tiempo a esta tarea.

Aquí encontrarás lo fundamental que debes saber para qué puedas realizar tu presupuesto. Te invitamos a que tomes las riendas de tu economía y te prepares para cumplir tus metas.




Lo más importante

  • Un presupuesto te permite comprender dónde te encuentras y estimar escenarios futuros.
  • Es fundamental saber cómo elaborar un presupuesto para tener control de tus finanzas.
  • La revisión con frecuencia de tu presupuesto es un paso esencial para el éxito de la tarea.

Lo que debes saber sobre cómo elaborar un presupuesto

En primer lugar, debes saber a grandes rasgos qué es un presupuesto. Es un instrumento que se utiliza para estructurar, de una forma sencilla de entender, tus egresos. De esta manera te permitirá planificar y tomar decisiones presentes y futuras. Todos necesitamos elaborar presupuestos para anticiparnos al futuro e idear soluciones a circunstancias posibles (1).

Existen diferentes formas de realizar esta tarea, así como distintos objetivos y herramientas con las cuales hacerla. En este apartado damos respuesta a las consultas más frecuentes para que, al terminar de leerlo, no te queden dudas de cómo elaborar tu presupuesto.

Puedes elaborar tu presupuesto a mano o considerar las herramientas de tu ordenador. (Fuente: Dimmock Dan: sNwnjxm8eTY/ unsplash.com)

¿Cuáles son las ventajas de tener un presupuesto?

Seguramente, al preguntarte cómo elaborar un presupuesto, tendrás en claro por qué decidiste hacerlo. Sin embargo, al pasar el tiempo, las obligaciones que tienes en tu día a día, pueden hacerte olvidar de la importancia de tener un presupuesto armado.

En este apartado, encontrarás cuáles son las ventajas de elaborar un presupuesto. Te proponemos que las mantengas cerca para volver a consultarlas cuándo sientas que estás perdiendo la motivación inicial.

  • Previsión: permite estudiar con anticipación las cosas y lograr tus metas propuestas (2).
  • Planeación: indica dónde realizar los cambios para lograr los objetivos que desees (2).
  • Organización: mantiene tus movimientos de dinero clasificados y de esta manera se hacen visibles los puntos de mejora.
  • Dirección: indica hacia dónde puedes ir para cumplir con tu meta. (2).
  • Control: permite comparar tus logros contra lo que habías planteado. (2).

¿Qué tipos de presupuesto existen?

Como mencionamos, un presupuesto varía según el destinatario del mismo. Entonces, para comenzar, debes definir quién va a utilizarlo. ¿Necesitas usarlo internamente en tu empresa para un proyecto? ¿Tienes que presupuestar una obra a un cliente? ¿Quieres mejorar tus finanzas personales? Es posible incluso que necesites elaborar dos presupuestos en paralelo, uno para tu cliente y otro para ti.

Aquí te presentamos los diferentes tipos de presupuestos posibles dependiendo el objetivo de uso de estos. Luego explicaremos cómo elaborar uno general, el cual vas a poder adaptar a los distintos casos que necesites, con pequeñas variaciones.

¿Cómo elaborar un presupuesto para tu empresa?

Este presupuesto se utiliza para conocer los ingresos y egresos de una empresa. De este modo, entender por ejemplo dónde está la mayor salida de dinero o si es necesario financiarse con alguna fuente externa. También es recomendable elaborar un presupuesto específico de cara a un proyecto, que podría ser de gran magnitud o la compra de un nuevo ordenador.

El presupuesto posee características que lo convierten en una herramienta esencial para la gestión de cualquier empresa (3). Todas las organizaciones grandes y pequeñas deberían tener un presupuesto claro con el cual trabajar. Incluso los Estados manejan su propio presupuesto, como puedes observar en el gráfico de ingresos y gastos debajo.

Esta herramienta es también un instrumento de planificación que permite coordinar e integrar las distintas responsabilidades siempre y cuando se utilice de forma correcta (3). Dicho esto, se debe tener en cuenta que un presupuesto no puede reemplazar una buena administración (4).

¿Cómo elaborar un presupuesto para un cliente?

En este caso, el presupuesto va a detallar el costo de un servicio o un producto que estás ofreciendo a un comprador potencial. El objetivo de un presupuesto para un cliente, es que se realice la compra cotizada. Así y todo, debes tener en cuenta que tus ingresos por esta venta deben superar tus costos.

Adicionalmente, debes cuidar la forma y la presentación, como una estrategia de marketing. Todos tus presupuestos deberían tener una estructura similar, que represente tu marca. Debajo encontrarás un listado de los elementos fundamentales que deben figurar al elaborar un presupuesto de este tipo:

  • Datos de la empresa o individuo que cotiza y del destinatario del presupuesto.
  • Fecha.
  • Detalle de los bienes o servicios incluidos en el presupuesto.
  • Precios y moneda en la cual se está cotizando.
  • Tiempos de entrega de aquello que se está vendiendo.
  • Forma de entrega.
  • Extras que se incluyen en la venta, por ejemplo, la garantía.

¿Cómo hacer un presupuesto familiar o personal?

El éxito de nuestras finanzas personales, al igual que el de las empresas, requiere de un liderazgo y gerenciamiento exitoso (5). Un presupuesto familiar o personal es una herramienta que te va a permitir detallar cuáles son tus gastos fijos y variables y así tomar decisiones como por ejemplo, cuánto ahorrar por mes.

Muchas personas no saben en qué gastan su dinero y es por esto que no pueden encarar nuevos proyectos, sean estos pequeños o desafiantes (5). En el gráfico se observa cuánto dinero cree un individuo que le falta para vivir confortable en Francia.

Esto es así, ya que en la mayoría de las ocasiones, el problema no es el ingreso, sino la forma de administrarlo (5). Es por eso que es fundamental para tu bolsillo que aprendas cómo elaborar un presupuesto. El principal beneficio que nos ofrece, es controlar la situación financiera (5).

La forma de elaborar un presupuesto dependerá del objetivo que tengas. (Fuente: Hirschi Amy: K0c8ko3e6AA/ unsplash.com)

¿Cómo elaborar un presupuesto de servicios profesionales?

Un presupuesto de servicios profesionales se elabora con el fin de informar a un potencial comprador o un cliente actual el costo de un servicio que le vas a brindar. Tranquilamente, esta categoría podría estar contemplada dentro del presupuesto para un cliente, pero hemos decidido separarla porque merece la pena nombrar algunos detalles particulares.

En primer lugar, comprométete con conocer cuánto vale tu hora de trabajo y cuántas horas dedicas al proyecto. Para esto, es de utilidad hacer una investigación de mercado que te permita averiguar la tarifa de un servicio similar. Por cierto, no quieres perder de vista el valor agregado que tú das, así como la experiencia que posees en el área. En segunda instancia, para entender cómo elaborar un presupuesto de este tipo, deberías considerar tus posibles egresos, por ejemplo:

  • Servicios: luz, gas, agua, internet.
  • Seguros: de vida, salud, desempleo, automóvil.
  • Alquileres: oficina.
  • Materiales de oficina: papel, anotadores, tinta.

Herramientas para elaborar un presupuesto

Existen diversas herramientas para elaborar un presupuesto, hasta incluso podrías hacerlo escribiendo a mano en un papel. En el mercado vas a encontrar opciones pagas y gratuitas que te van a permitir utilizarlas de forma online o descargarlas. Así como también, aplicaciones para tu móvil u ordenador.

En general, para elaborar un presupuesto, las personas prefieren hacerlo dentro de hojas de cálculo o documentos Word. En los próximos apartados te explicamos cómo elaborar un presupuesto utilizando estas dos herramientas.

¿Cómo elaborar un presupuesto en Word?

Word es una herramienta muy completa que permite realizar una gran diversidad de cosas, entre ellas, elaborar un presupuesto. Si no estás muy familiarizado con los procesadores de texto o te resultan algo complicados, puedes optar por utilizar una de las plantillas de presupuesto que Word ofrece. ¿Cómo hacerlo? Simplemente sigue estos pasos:

  1. Abre Word y en lugar de abrir un documento en blanco ve a archivo.
  2. Luego nuevo.
  3. Finalmente en el buscador de plantillas coloca la palabra presupuesto.
  4. Elige dentro de las plantillas la que más se adapte a tu necesidad.
  5. Completa los campos y modifica aquellos que creas necesario.
  6. No te olvides de guardar tu plantilla modificada, así la tendrás a disposición para utilizar todos los meses.

Ahora bien, ten en cuenta que esta herramienta está disponible para todos, por lo cual no será tan original como un presupuesto diseñado desde cero por ti. Una segunda opción sería completar un documento en blanco, pero para esto vas a necesitar algo más de conocimiento en Word.

Siempre que envíes un presupuesto de forma online, convierte el archivo a PDF, para que no pueda ser modificado.

¿Cómo elaborar un presupuesto en Excel?

Elaborar un presupuesto en Excel es mucho más amigable que hacerlo en Word, ya que las hojas de cálculo permiten hacer operaciones matemáticas y ahorrarte tiempo. Al igual que el procesador de texto ya mencionado, Excel tiene la opción de plantillas que puedes utilizar como base para tu presupuesto.

Es útil también, utilizar Word para dar formato general a tu presupuesto y Excel para el detalle de números. Es decir, haces una tabla en tu hoja de cálculo con todos los importes y sumas que necesites y luego la copias y pegas en el procesador de texto. De esta forma, sacarás provecho de ambos programas.

Un presupuesto es una herramienta que todo individuo debería utilizar. (Fuente: Graham Scott: 5fNmWej4tAA/ unsplash.com)

Pasos para elaborar un presupuesto

Ya has definido tu objetivo y qué herramienta utilizar para llevarlo a cabo, ahora bien, te preguntarás: ¿cómo elaborar un presupuesto? Te proponemos una serie de pasos sencillos para poder lograrlo. No obstante, deberás tomar estos puntos como base y adaptarlos al tipo de presupuesto elegido.

Paso Descripción Ejemplos Variantes
1 Elige el período de tiempo a analizar. Comienza plasmando el mes anterior, luego estima los próximos meses hasta finalizar el año. En caso de presupuestos a clientes, este paso no aplicaría.
2 Define el formato del presupuesto. - Si el presupuesto se va a utilizar de forma interna, usa un formato práctico. En cambio, para un cliente, debe ser atractivo y fácil de interpretar.
3 Anota tus ingresos. Sueldo o ingresos por venta de mercadería. No aplica para presupuestos a clientes, más bien ten en cuenta cuál es el margen que quieres obtener, el cual se reflejaría en el monto total del presupuesto.
4 Escribe debajo tus gastos fijos. Estos son tus costos que no varían durante pequeños cambios en los niveles de actividad (6), por ejemplo un alquiler. Para presupuestos hacia clientes o de empresas familiares, ten en cuenta solo aquellos egresos que están destinados a la actividad presupuestada.
5 Detalla tus gastos variables. Costos que varían de acuerdo al volumen de producción o actividad. Por ejemplo: salidas a cenar o servicios como la luz. Sí utilizas servicios de forma personal y profesional, coloca en el presupuesto solo el porcentaje afectado a tu negocio.
6 Calcula la diferencia entre tus ingresos y egresos. Restale a tu sueldo tus gastos (el alquiler, la escuela de tus hijos). -
7 Analiza el resultado. Hazte preguntas del tipo: ¿Cuánto puedes ahorrar por mes? ¿Necesitas sacar un préstamo? ¿Deberías disminuir los gastos? -
8 Control Revisa frecuentemente tu presupuesto y controla que no haya errores. -

Ejemplo de un presupuesto

Deseamos que en este punto ya no te queden dudas sobre cómo elaborar un presupuesto. Para esto, dejaremos debajo un ejemplo simple que podrás tener en cuenta para hacer el tuyo.

Descripción Noviembre Diciembre
Ingresos
Sueldo A 2100 2100
Sueldo B 1900 1900
Egresos
Préstamo hipotecario 1000 1000
Servicios 200 180
Comida 500 500
Transporte público 80 80
Entretenimiento 50 35
Resto total mensual 2170 2205

Revisa tu presupuesto mensualmente

Como mencionamos anteriormente, uno de los pasos de la elaboración de un presupuesto es el control de este. Es necesario que al finalizar el mes, revises lo que habías escrito y ajustes las diferencias. Así mismo, debes volver a revisar los meses futuros para mejorar la proyección que estimaste el período anterior.

En la medida que el cuidado financiero sea un hábito cotidiano, que hace parte de la vida, se convierte en una herramienta maestra a la hora de aumentar la riqueza y consolidar el patrimonio (7). Recomendamos que el control de tu presupuesto sea frecuente, piensa que estás en un barco y el timón desvía su curso lejos de tus objetivos, es necesario enderezar el rumbo, y esto se logra con una revisión de tus metas propuestas.

¿Cómo mantenerse dentro del presupuesto?

Es ciertamente difícil que el presupuesto de una familia o el de una empresa esté en equilibrio permanente, sobre todo cuándo hay que afrontar gastos correspondientes a activos (8). Una buena práctica es mantener tus egresos presentes y futuros por escrito, definiendo con anticipación cómo hacer frente a los desembolsos de dinero que ya conoces que tendrás.

Es importante tener un fondo de emergencia para cubrir aquellos gastos que no hayas podido estimar en tu presupuesto.

Por consejo final podemos decir que tengas especial atención al endeudamiento. Las tarjetas de crédito, asimismo los préstamos personales, no deberían superar tu capacidad para poder pagarlos.

Conclusión

¿Cómo elaborar un presupuesto? Repasa tus gastos actuales y estima los futuros teniendo en cuenta a dónde quieres llegar. La elaboración de un presupuesto puede ser compleja. Te recomendamos que si sientes frustración en un principio comiences con algo sencillo que puedas mantener en el tiempo.

Un presupuesto es una poderosa herramienta si se utiliza con constancia y a conciencia. En resumen, permite tomar decisiones coherentes que de otra forma podrían no tener buenos resultados. Entonces, ponte en marcha y comienza con tu primer presupuesto. ¡Ánimo!

(Fuente de la imagen destacada: suyujung: 168796796/ 123rf.com)

Referencias (7)

1. Ruiz JB, Gómez AO. Presupuestos. MC Graw Hill ; 1995.

2. Fagilde, Carlos A. Presupuesto Empresarial. Un enfoque práctico para el aula. UNELEZZ.

3. Muñiz Luis. Contol presupuestario. Planificación, elaboración y seguimiento del presupuesto. España: Profit Editorial; 2009.

4. Parra, Jeniree, La Madriz, Jenniz, PRESUPUESTO COMO INSTRUMENTO DE CONTROL FINANCIERO EN PEQUEÑAS EMPRESAS DE ESTRUCTURA FAMILIAR. Negotium [Internet]. 2017;13(38):33-48. https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=78253678003
Fuente

5. Olmedo Figueroa Delgado, Luis, Las finanzas personales. Revista Escuela de Administración de Negocios [Internet]. 2009; (65):123-144. https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=20612980007
Fuente

6. Rodríguez Raga S. Finanzas personales su mejor plan de vida. Ediciones Uniandes-Universidad de los Andes; 2017 Apr 1.

7. Martínez JM. La gestión del presupuesto familiar: nociones básicas. eXtoikos. 2013(11):80-6.
Fuente

¿Por qué puedes confiar en mí?

Libro
Ruiz JB, Gómez AO. Presupuestos. MC Graw Hill ; 1995.
Libro
Fagilde, Carlos A. Presupuesto Empresarial. Un enfoque práctico para el aula. UNELEZZ.
Libro
Muñiz Luis. Contol presupuestario. Planificación, elaboración y seguimiento del presupuesto. España: Profit Editorial; 2009.
Artículo de revista
Parra, Jeniree, La Madriz, Jenniz, PRESUPUESTO COMO INSTRUMENTO DE CONTROL FINANCIERO EN PEQUEÑAS EMPRESAS DE ESTRUCTURA FAMILIAR. Negotium [Internet]. 2017;13(38):33-48. https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=78253678003
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Artículo de revista
Olmedo Figueroa Delgado, Luis, Las finanzas personales. Revista Escuela de Administración de Negocios [Internet]. 2009; (65):123-144. https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=20612980007
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Libro
Rodríguez Raga S. Finanzas personales su mejor plan de vida. Ediciones Uniandes-Universidad de los Andes; 2017 Apr 1.
Artículo de revista
Martínez JM. La gestión del presupuesto familiar: nociones básicas. eXtoikos. 2013(11):80-6.
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