Última actualización: febrero 26, 2020

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¡Bienvenido a MONEDEROSMART! Un escáner de documentos es una herramienta de trabajo necesaria en cualquier despacho u oficina. El manejo de papeles físicos se reduce y las facturas, recibos y contratos se envían sobre todo a través de email. Para esto, es necesario escanear las copias físicas antes de adjuntarlas al mensaje que se enviará a través de Internet.

También es útil en entornos domésticos, ya que al igual que en las oficinas, las comunicaciones vía email están muy extendidas. Además, no solo sirven para escanear y enviar documentos. Nos permiten guardar en soportes electrónicos y en la nube fotografías y otros recuerdos que se podrían extraviar.




Lo más importante

  • Un escáner de documentos es un dispositivo informático periférico que digitaliza documentos físicos en papel y los transfiere a una computadora u otro dispositivo principal.
  • Los documentos digitalizados y transferidos al dispositivo principal pueden almacenarse en él, en clouds online o imprimirse.
  • El escáner puede conectarse a la computadora u otro dispositivo principal a través de un cable (USB) o de forma inalámbrica (wireless): WiFi o Bluetooth, entre otros.
  • Los formatos de los documentos escaneados pueden ser variados en función de su finalidad: PDF, JPG/JPEG, PNG, mapa de bits, etc.

Los mejores escáneres de documentos del mercado: nuestras recomendaciones

En esta sección te presentaremos los mejores modelos de escáneres de documentos disponibles en el mercado. Así, podrás comparar entre diferentes propuestas técnicas con características específicas. Si estás pensando en comprar un escáner de documentos, aquí encontrarás una guía muy útil para que tu elección final no te decepcione.

El escáner de documentos favorito de los usuarios online

Doxie Go SE es un escáner portátil muy fácil de utilizar. No requiere de una computadora para su funcionamiento, bastará con encenderlo e insertar tus documentos. El dispositivo te permitirá escanearlos, archivarlos o compartirlos.

Es un modelo pequeño y simple. De hecho, tiene el tamaño de una revista enrollada, por lo que podrás almacenarlo en cualquier cajón o incluso en tu bolso. Adicionalmente, incluye una batería recargable con la que podrás capturar hasta 400 páginas y almacenar hasta 4 000 páginas antes de necesitar recargarla.

El mejor escáner de documentos portátil

Brother DS-620 es un escáner rápido, compacto y liviano, ideal para capturar documentos comerciales, recibos, tarjetas, facturas y más. Mide un poco menos de 11,5 pulgadas de largo. Por lo tanto, es un modelo potente que podrás llevar en tu maletín o bolso de trabajo.

El dispositivo escanea documentos en una resolución de hasta 1200 x 1200 ppp (puntos por pulgada) y con una velocidad de 8 ppm (páginas por minuto). Incorpora una batería recargable que se alimenta por conexión USB.

El mejor escáner de documentos para el hogar o la oficina

El Epson WorkForce ES-400 es un escáner de documentos potente, ideal para el hogar o la oficina. Cuenta con una velocidad de captura de 35 páginas por minuto. Además, copia ambos lados de la misma hoja en una sola pasada. Es un modelo confiable, rápido y fácil de usar.

Asimismo, mejora el orden de tus documentos, subiendo las capturas a diferentes cuentas de almacenamiento, tales como Dropbox y Google Drive. Adicionalmente, dispone de una bandeja de alimentación automática con capacidad de 50 páginas.

El mejor escáner para mantener tus archivos organizados

El escáner Fujitsu ScanSnap iX1500 ofrece hacer más fácil la organización de tus archivos. Es un modelo con el que puedes crear perfiles de usuarios personalizados. Además, permite establecer carpetas específicas de almacenamiento según el tipo de documento.

El dispositivo incorpora una pantalla táctil grande e intuitiva de usar. De igual forma, puedes controlarlo desde tu computadora portátil, tablet o smartphone. Adicionalmente, incorpora un software que limpia y recorta tus documentos de manera automática.

El mejor escáner de documentos para un trabajo remoto

Con el escáner Canon Image FORMULA P-215II podrás convertir fácilmente tus documentos físicos a un formato digital. Es un modelo portátil y cómodo de transportar, ideal para quienes trabajan como visitadores médicos, servicios financieros o de manera remota.

El software del dispositivo te ayudará a mantenerte organizado. De hecho, se destaca por la capacidad de subir los archivos escaneados a diferentes carpetas o directamente a la nube (Dropbox, Google Drive, OneDrive y más).

Guía de compras: Lo que debes saber sobre el escáner de documentos

Antes de comprar un producto hay que conocer sus características. Primero, las generales. Después, las específicas. Por eso, con un escáner de documentos el usuario tiene que entender los conceptos, utilidades y características básicas del dispositivo. A continuación, trataremos de cubrir la mayor cantidad posible de información al respecto.

hombre escaneando documento

La digitalización de documentos por medio de un escáner es un proceso fundamental hoy en día. (Fuente: Elnur Amikishiyev: 97181108/ 123rf.com)

¿Qué es un escáner de documentos y cómo funciona?

Un escáner de documentos es, esencialmente, un dispositivo periférico que se utiliza para copiar, mediante el uso de la luz, imágenes impresas o documentos a formato digital (a color o a blanco y negro). Es decir, digitaliza documentos y fotografías en formato papel, trasladándolos a formatos electrónicos.

El funcionamiento de un escáner de documentos es el siguiente: existen unos dispositivos llamados CCD que captan, mediante espejos, la luz reflejada. A continuación, esas señales se trasladan a formato digital a través de un conversor analógico-digital (DAC, en inglés). Por último, el PC recibe la transmisión del caudal de bits resultante.

¿Qué utilidad tiene un escáner de documentos?

Un escáner de documentos permite convertir a formato digital documentos analógicos. Una vez en formato digital, estos documentos pueden ser editados, almacenados o impresos. El uso de este tipo de dispositivos puede ser doméstico o laboral. Por eso, existen modelos especialmente indicados para oficinas y otros más manejables para hogares.

El escáner de documentos es muy útil para determinados profesionales y también en muchos hogares. Ten en cuenta que su tamaño crecerá cuantas más funciones busquemos en él. Estas son algunas de sus ventajas:

  • Escanea, imprime y envía.
  • Ahorra tiempo de trabajo.
  • Son fáciles de usar.
  • Algunos modelos tienen un tamaño bastante compacto.
  • Algunos modelos no requieren conexión a una computadora para operar.
  • Agiliza tareas administrativas.

¿Qué presupuesto necesito para comprar un escáner de documentos?

Cada compra es una elección equilibrada entre la calidad −funciones, garantías que ofrece la marca y confiabilidad, entre otros criterios− y el precio. Un precio equilibrado y adecuado es aquel que pagamos a cambio de un bien que nos ofrece las funciones deseadas durante un periodo de tiempo suficiente para amortizar el desembolso.

Como vimos en los cinco modelos que sugerimos al principio del artículo, el rango de precios para un escáner de documentos puede oscilar entre los 70 dólares de un modelo básico de funciones limitadas hasta más de 250 dólares en de los modelos más avanzados o multifunción.

escaner

Cada escáner presenta unas funcionalidades diferentes, aunque todos deban cumplir la función básica característica. (Fuente: Piotr Adamowicz: 88546654/ 123rf.com)

¿Por qué es importante digitalizar documentos en escáneres?

La digitalización de documentos por medio de un escáner es un proceso fundamental hoy en día. Especialmente para las empresas que trabajan con un gran volumen de documentación. No lo decimos nosotros, lo dicen los expertos en la materia: los procesos de digitalización forman parte del día a día tanto de pymes como de grandes empresas.

Además, por si eso no fuera suficiente, la digitalización y conservación en formatos electrónicos beneficia al medio ambiente porque reduce el uso de papel. Todo son ventajas digitalizando, ¿verdad?

Adrián MacíasCEO de Dokumentalistas.com

“La digitalización ahorra tiempo y dinero a las empresas porque ayuda a organizar y buscar archivos”.

¿Todos los escáneres de documentos son iguales?

Cada escáner presenta unas funcionalidades diferentes, aunque todos deban cumplir la función básica característica. Pero además del simple escaneo y digitalización, pueden también permitir la edición o la restauración de documentos dañados. Esto es especialmente útil cuando tenemos que digitalizar documentos antiguos o fotos dañadas.

¿En qué formatos se digitalizan los documentos?

En general, existen dos formatos básicos de digitalización de documentos. En los escáneres de documentos normalmente podremos elegir entre guardarlos en PDF o TIFF. Un PDF es un mapa de bits que permite compartir archivos a través de la apertura gratuita con Adobe. Es el ideal si queremos enviarlo sin alterar su contenido.

Por otra parte, un archivo en formato TIFF puede ser manipulado y editado en cualquier momento utilizando un software gratuito de edición. Es un formato más antiguo que PDF y por esto presenta algunos problemas, como el peso, pues ocupa mucho más espacio y su portabilidad es más complicada. Las diferencias pueden observarse en esta tabla:

Criterio Formato PDF Formato TIFF
Espacio Menos espacio Más espacio
Uso Ideal para documentos individuales Ideal para grupos de documentos
Compatibilidad Compatibilidad garantizada Compatibilidad más limitada

¿Qué sistema operativo se necesita para escanear?

En principio, hoy casi todos los escáneres de documentos son compatibles con Windows y Mac. Pero antes de comprar un escáner tenemos que asegurarnos de la compatibilidad. Porque un escáner incompatible con nuestro PC no nos servirá de mucho. Además, si compramos un escáner antiguo a precio reducido hay que ver si es compatible con versiones recientes de Windows y Mac.

La tecnología vive en constante evolución. Eso tiene sus ventajas para los usuarios, pero también inconvenientes. Por eso, debemos ser cautos para no comprar modelos obsoletos que duren poco tiempo. Un escáner de documentos desfasado no nos proporcionará el servicio y las funcionalidades deseadas. Nuestra inversión tiene que ser rentable.

chicas en oficina

El precio variará bastante en función de un dispositivo más simple u otro más complejo y multifunción. (Fuente: Lightfieldstudios: 80648837/ 123rf.com)

¿Qué es la función OCR en un escáner de documentos?

Optical Character Recognition, por sus siglas en inglés, o Reconocimiento Óptico de Caracteres en español. En la práctica, es un procedimiento que permite digitalizar un texto a través de un escáner. EL OCR permite que el sistema reconozca los caracteres como parte de un alfabeto.

De esta forma, podremos modificarlos usando un editor de textos.

Si, por ejemplo, escaneamos un libro o una revista, podremos editarlo en Word. Por eso, es muy útil para quienes trabajen escaneando ese tipo de documentos. No todos los modelos de escáner disponen de un sistema OCR integrado. Por lo tanto, es muy importante buscar uno que sí disponga de esa tecnología si podemos prever su necesidad.

Criterios de compra

Antes de comprar un escáner de documentos, es necesario conocer varios aspectos clave. Como con cualquier producto, hay que saber identificar las características más relevantes de cada modelo. A continuación, vamos a repasar algunas de las especificaciones a las que hay que prestar atención antes de comprar un producto como estos.

Funciones

Como vimos en la selección de los mejores escáneres de documentos, existen distintos modelos dependiendo de sus funciones. Si solo queremos escanear, bastará con que el dispositivo cumpla esa función. Si queremos más funciones en un solo dispositivo, buscaremos escáneres multifunción que también imprimen y permiten el envío de faxes.

Aquí entra en juego el uso previsto que vayamos a darle al escáner de documentos. El precio variará bastante en función de un dispositivo más simple u otro más complejo.

Tamaño

Los escáneres de hoy en día son cada vez más compactos, pero quizás necesitemos un dispositivo para escanear documentos de gran tamaño. En ese caso, no nos servirá cualquier escáner, ya que la mayoría solo admiten documentos A4 como máximo.

Si nuestras necesidades no van más allá del tamaño A4, el abanico de opciones será enorme y podremos optar por algunos de los modelos compactos como alguno que mostramos anteriormente. Apenas unos centímetros fácilmente transportables que liberen espacio a nuestro alrededor mientras trabajamos o escaneamos nuestras fotografías favoritas.

Resolución

Al igual que una cámara fotográfica, la pantalla de un celular o un televisor, la resolución y las gamas de colores afectarán a la calidad del resultado final. Si únicamente vamos a escanear documentos en blanco y negro (facturas, contratos, albaranes, etc.), tal vez no sea muy importante.

Para realizar escaneos con más detalle y colores más definidos, es necesario prestar atención a esta característica.

Para descubrir si estamos o no ante un escáner con buena resolución, habremos de observar el valor de DPI (Dots Per Inch, por sus siglas en inglés, o puntos por pulgada en español). Cuanto mayor sean los valores, mayor será la resolución y, por tanto, la calidad visual del archivo digital tras el escaneo.

La resolución recomendada para fotografías es de al menos 300 PPI (Points Per Inch, por sus siglas en inglés), mientras que para documentos simples en blanco y negro es suficiente una de en torno a 100 PPI, que además ocupará menos espacio.

Velocidad de escaneo

Esta especificación técnica de un escáner de documentos se expresa en número de páginas por minuto. Si necesitamos escanear un volumen elevado de documentos de forma habitual, tendremos que fijarnos bien en este detalle. De lo contrario, un escáner lento o que no admita escaneo automático a doble cara retrasará mucho nuestras tareas.

Un volumen de 24-25 páginas por minuto puede considerarse elevado, entre 15-20 sería óptimo y por debajo de 15 ya nos encontraríamos con unas funciones más modestas que no nos ayudarían en caso de urgencia.

Compatibilidad/Conectividad

¿De qué nos sirve un escáner de documentos que no pueda transferir los archivos digitalizados a nuestra computadora? Antes de elegir un modelo debemos cerciorarnos de que es compatible con el sistema operativo de nuestro PC. Los modelos más modernos estarán preparados para trabajar con Windows y Mac pero quizás los más antiguos no lo estén.

Cuantas más opciones de conectividad tenga el escáner, más versátil. Así, si requiere de conexión USB, que sea mínimo 2.0 para garantizar mayor velocidad de transferencia. Si ofrece conectividad wireless, puede ser bluetooth, wifi o ambas. En los dos casos, hay que ver a qué velocidad se envían y reciben los datos para garantizar la instantaneidad.

Resumen

Hay un escáner de documentos para cada usuario, en función de sus necesidades, gustos y presupuesto. Es importante seguir los consejos de esta guía y comparar modelos antes de lanzarse a comprar uno. Hoy en día, el avance tecnológico permite comprar algunos de los dispositivos más avanzados del mercado a precios más asequibles que hace años.

Por eso, conviene prestar atención a las ofertas y ocasiones que se puedan presentar para adquirir un escáner de documentos que garantice la calidad del resultado final. A veces, dedicarle un poco más de tiempo a la búsqueda puede ahorrarnos bastante dinero. ¿Ya sabes qué escáner de documentos quieres?

Si te gustó nuestra guía y consejos sobre escáneres de documentos, compártela con tus amigos en las redes sociales o déjanos un comentario con tus impresiones.

(Fuente de la imagen destacada: Loganban: 38387768/ 123rf.com)

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Soy graduado en Periodismo y he colaborado con diferentes medios, tanto impresos como online. Me apasiona la literatura, el cine y la música. Escribo sobre temas variados, especialmente de tecnología, sobre todo la relacionada con el vídeo y la fotografía digital; libros e instrumentos musicales.
Roxana Cuello Redactora
Mi misión es conocer las experiencias de los usuarios para determinar los mejores productos que nos cuidan y solucionan nuestras necesidades, además de facilitarnos la vida día a día. Mi público: aquellas personas que deseen información detallada sobre distintos productos basada en experiencias de la cotidianidad.